Skip to main content

Privacyverklaring Stichting Mijn Roots

Informatie: Stichting Mijn Roots Weth. Visscherstraat 1, 7946 BD, Wanneperveen, Nederland Website: https://www.mijn-roots.com/ E-mail: info@mijn-roots.com Deze stichting staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Dordrecht onder nr. 65639332.

Stichting Mijn Roots (hierna: de STICHTING) doet er alles aan om de privacy van een ieder te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De STICHTING houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit betekent dat de STICHTING zich aan de volgende regels houdt:
• Het verwerken van persoonsgegevens geschiedt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt aan de STICHTING. • Het verwerking van persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. • Er worden passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is. • Geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt. • De STICHTING houdt zich aan de informatieplicht omtrent de rechten en plichten die iemand heeft rondom de eigen persoonsgegevens
De STICHTING verkrijgt, verzamelt, verwerkt en bewaart persoonlijke gegevens van de persoon (hierna; VERZOEKER) die de STICHTING benadert voor hetgeen zij volgens haar statuten ten doel heeft:
De STICHTING heeft volgens haar statuten tot doel:

1. Het adviseren en begeleiden van zoektochten naar biologische families in Indonesië, en het geven van antwoorden op vraagstukken omtrent adoptie, zoektochten en rootsreizen.

2. Het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn

Als de doelstelling van de STICHTING wordt uitgebreid, zal zij hier een melding van maken op de website en deze privacy verklaring hierop aanpassen.

Definities
• VERZOEKER: de persoon in Nederland of in het buitenland die de STICHTING benadert met vragen, advies of hulp omtrent zaken die de missie en statutaire doelen van de STICHTING raken.
• BEZOEKER: de persoon die de website en sociale media kanalen van de STICHTING bezoekt zonder direct contact te zoeken met DE STICHTING.
• GEGEVENS: de STICHTING verzamelt alle gegevens die noodzakelijk zijn voor alle directe handelingen voor de uitvoering van haar statutaire doel en ten behoeve van indirecte handelingen. Dit kunnen zijn:
– De adoptie documenten en gegevens zoals geboorteakte, adoptie uitspraak, afstands- of verlatenverklaring, eventuele informatie van het kindertehuis en andere relevante informatie. – Een persoonlijke brief/e-mail van de geadopteerde – Een foto waarop afgebeeld als kind en een recente foto – Adres en e-mail gegevens – Telefoonnummer

• DERDEN: andere personen, niet zijnde van de STICHTING of de VERZOEKER, bepaalde instanties, stichtingen, organisaties en bedrijven en samenwerkingsrelaties. De STICHTING volstaat met een verwijzing naar de privacyverklaring van die derden of sluit een verwerkingsovereenkomst met deze partijen.
• TEAMLEDEN: Zoekers en vrijwilligers in Nederland en Indonesië die in directe relatie staan tot de STICHTING
• VERWERKEN VAN GEGEVENS: alle handelingen die te maken hebben met, en wat nodig is ten behoeve van de uitvoering van het statutaire doel van de STICHTING en eventuele andere indirecte handelingen die nodig zijn voor de uitvoering van bepaalde activiteiten die openbaar bekend zijn gemaakt. Denk aan handelingen voor het uitzetten of de uitvoering van een zoektocht naar afstammingsinformatie van de VERZOEKER. Dit wordt ook wel genoemd: waarheidsvinding. Maar ook ten behoeve van samenwerking met derden partijen.

Grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens
Om de gegevens van de VERZOEKER te mogen verkrijgen, verzamelen, gebruiken en te bewaren moet de STICHTING ingevolge de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) een grondslag hebben. Dit is een voorwaarde die nodig is om gegevens te mogen verwerken. De grondslag(en) voor de STICHTING zijn:
Het verkrijgen, verzamelen, verwerken en gebruiken van gegevens is nodig ten behoeve van een effectieve uitvoering van het statutaire doel van de STICHTING. Zonder deze gegevens kan de STICHTING aan haar statutaire doelstelling niet voldoende uitvoering geven die gericht is op het verzoek van VERZOEKER.
Op het moment dat de VERZOEKER de (persoonlijke en bijzondere) gegevens niet wil verstrekken, kan de STICHTING de VERZOEKER mogelijk niet verder helpen. Er zal dan geen gerichte handelingen kunnen worden verricht.
Verkrijgen en verzamelen
De STICHTING verkrijgt en verzamelt gegevens wanneer hij of zij informatie invult op de volgende wijze:
– Via he contactformulier op de website https://www.mijn-roots.com/ – Per telefoon, SMS, WhatsApp en e-mail – Via sociale media kanalen van de STICHTING, zoals de facebookpagina en in community groep Mencari orang tua kandung – Via een fysiek gesprek
– Via derden, zonder dat de STICHTING hier invloed op heeft gehad, denk aan persoonsgegevens die horen bij een persoon die een donatie doet.

Als een VERZOEKER, voordat een eerste contact is geweest met de STICHTING, uit zichzelf diverse documenten toestuurt, is de VERZOEKER zelf verantwoordelijk voor het onleesbaar maken van bepaalde privacy gevoelige klantgegevens.
De STICHTING vraagt bepaalde documenten op bij derden in zowel Nederland als in Indonesië, na uw goedkeuring en uw handtekening.
De STICHTING werkt met een database: dit is een invulformulier waar geadopteerden hun gegevens kunnen achterlaten ten behoeve van het toegankelijk maken van afstammingsgegevens en het bevorderen van gegevensverzameling ten behoeve van waarheidsvinding. Het formulier is gebouwd m.b.v. een Google formulier dat gekoppeld is aan een google account. Alle gegevens worden automatisch getabuleerd in een spreadsheet. Wanneer iemand het formulier invult, komen de gegevens rechtstreeks in de spreadsheet te staan. Vervolgens worden de gegevens ingelezen door een script die geschreven is in de open-source code Python. Door middel van Machine Learning algoritmen (ook geschreven in Python) wordt er gekeken of er patronen te ontdekken vallen in de data. Bijvoorbeeld: een algoritme kan zelf clusters in de data ontdekken waarbij een cluster gegevens bevat die erg op elkaar lijken. Er kan gekeken worden naar een combinatie van factoren zoals geboorte plaats, geboorte jaar (range) en vergunninghouder. Mogelijk kunnen personen in een cluster elkaar helpen wanneer er een bijvoorbeeld zijn/haar familie heeft gevonden. Hoewel dit eenvoudig klinkt, is de analyse niet eenvoudig. Het succes van een algoritme hangt erg af van de kwaliteit en kwantiteit van de data. In het algemeen kan gesteld worden, des te meer/beter de data, des te hoger de kans op een betrouwbar analyse (en resultaten). Een expert met wie de STICHTING samenwerkt beheert het invulblad en de spreadsheet met gegevens.

Verwerken van gegevens

De STICHTING zal te allen tijden zorgvuldig met gegevens van een VERZOEKER omgaan en zal de gegevens alleen delen na toestemming van de VERZOEKER en alleen ten behoeve van de uitvoering van het statutaire doel van de STICHTING.
Het verwerken van gegevens gebeurt als uitvloeisel van het verzoek van de VERZOEKER. Voor de verwerking gebruikt de STICHTING o.a. Microsoft Office, Adobe, Gmail. Voorts worden op een aparte beveiligde externe harde schijf klantgegevens verzameld.
Wanneer de STICHTING op verzoek van de VERZOEKER handelingen verricht die de statutaire doelstelling raken, wordt een digitaal en/of fysiek dossier aangelegd met daarin alle documenten die door de VERZOEKER zijn verstrekt, dan wel opgemaakt door de STICHTING ten behoeve van de uitvoering van het doel van de STICHTING.
Ook het e-mailcontact tussen de STICHTING en de VERZOEKER behoort hiertoe. Eventuele gemaakte aantekeningen worden ook toegevoegd aan het dossier.
De STICHTING gebruikt gegevens van VERZOEKER om deskresearch en veldonderzoek ter plaatse te verrichten, zoals het zoeken naar adressen, biologische familie of andere betrokkenen.
Daarnaast plaatst de STICHTING in overleg en na goedkeuring van de VERZOEKER een oproep op de Facebook pagina Mencari orang tua kandung, of gebruikt zij gegevens voor een zoek oproep via andere mediakanalen.

Foto’s en verhalen rondom afstammingsgegevens van de VERZOEKER, zal de STICHTING alleen op onze website of sociale media plaatsen na toestemming van de VERZOEKER.
Voor de uitvoering van het statutaire doel van de STICHTING wordt een administratie / boekhouding bijgehouden, tevens met betrekking tot de eventuele facturering of ontvangen van donaties.
De STICHTING verzamelt gegevens ten behoeve van andere handelingen die niet direct het statutaire doel raken, maar wel indirect ten behoeve het belang van de doelgroep die zij behartigt, namelijk de geadopteerden uit Indonesië zowel in Nederlands als in het buitenland en andere eventuele direct betrokkenen. Denk aan: – Organiseren van bijeenkomsten – Kortingsacties in het belang van geadopteerden – Advies en Juridische ondersteuning in het belang van de uitvoering van het statutaire doel

De STICHTING werkt in Indonesië en in Nederland samen met teamleden die de verkregen en verzamelde gegevens en bezoekersinformatie kunnen inzien. Wij verstrekken de gegevens aan de zoeker die ter plaatse zoekt.
Een expert met wie de STICHTING samenwerkt voert de analyse van de verzamelde gegevens in de spreadsheet uit. De resultaten van de analyses (niet de ruwe data) uit de spreadsheet worden met de STICHTING andere teamleden gedeeld in het geval van interessante uitkomsten. Zij benaderen de VERZOEKER om wie het gaat en andere relevante betrokkenen.
Verstrekken van privacy gevoelige gegevens aan klant en aan derden
Gegevens van de klant kunnen worden verstrekt c.q. doorgegeven aan derden, mits de klant daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven via e-mail of Whatsapp.

In bepaalde situaties wordt altijd een machtiging door VERZOEKER ondertekend die door de STICHTING wordt verstrekt. Met deze machtiging is de STICHTING bevoegd om gegevens te verstrekken aan derden, mits op de machtiging staat vermeld om welke gegevens het gaat, wie die derden zijn en de reden waarom.
Gegevens worden alleen verstrekt in het kader van de behartiging van de belangen van de VERZOEKER en in het kader van de uitvoering van het statutaire doel.

DE STICHTING verkoopt geen gegevens van de VERZOEKER en BEZOEKERS aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken/afgeven indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met die derde waarvan de VERZOEKER en BEZOEKERS van op de hoogte zijn, of om te voldoen aan een wettelijke plicht.

De STICHTING werkt samen met derde partijen ten behoeve van andere handelingen die niet direct het statutaire doel raken, maar wel indirect ten behoeve het belang van de doelgroep die zij behartigt, namelijk de geadopteerden uit Indonesië zowel in Nederlands als in het buitenland en andere eventuele direct betrokkenen. Denk aan: – Organiseren van bijeenkomsten – Kortingsacties in het belang van geadopteerden – Advies en Juridische ondersteuning in het belang van de uitvoering van het statutaire doel

Met derden die gegevens verwerken in het belang van de uitvoering van het statutaire doel, sluit de STICHTING een (verwerkers)overeenkomst en/of geheimhoudingsverklaring om te zorgen voor hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens, zoals de STICHTING het zelf uitvoert. De STICHTING blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

De STICHTING werkt in Indonesië en in Nederland samen met teamleden die de verkregen en verzamelde gegevens en bezoekersinformatie kunnen inzien. Wij verstrekken de gegevens aan de zoeker die ter plaatse zoekt.

Het bewaren van gegevens

De STICHTING bewaart de gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te behalen waarvoor de STICHTING de gegevens heeft verzameld. Voor het bewaren van de dossiers heeft de STICHTING een gerechtvaardigd doel, namelijk de uitvoering van het statutaire doel van de STICHTING. Bepaalde gegevens worden voor altijd bewaard, zoals gegevens uit de spreadsheet die verkregen zijn via het invulformulier op de website, en die geanalyseerd zijn.

Bij het invullen van een contact- of aanvraagformulier of bij het verzenden van een e-mail of een brief naar de STICHTING, zullen de aangeleverde gegevens worden bewaard, zolang dat naar de aard en de inhoud van het VERZOEK nodig is en ten behoeve van een volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

De gegevens die nodig zijn om te voldoen aan de eventuele administratieve verplichtingen vanuit de wet- en regelgeving worden, na afronding van zoekopdracht waarvoor een prestatie in geld wordt geleverd door de VERZOEKER, 7 jaar bewaard nadat de factuur is voldaan.
De klantgegevens in het dossier, welke niet zijn opgeslagen voor de wettelijke administratieplicht, worden één jaar na afronding van een eventuele overeenkomst verwijderd.

Analyse gegevens
Chatfunctie via website de STICHTING
De STICHTING maakt géén gebruik van video-opnames van browsegedrag van gebruikers van de website en maakt op geen enkele manier statistiekenrapporten op.

Advertenties DE STICHTING maakt gebruik van promo berichten op de Facebookpagina. Voor de STICHTING wordt inzichtelijk wie de promoberichten hebben bereikt. Uit bepaalde gegevens zoals leeftijd, geslacht, woonplaats, land, en andere gebruikersgegevens van Facebook, kan de STICHTING afleiden welke personen de promotieberichten hebben bereikt. Echter, deze gebruikersgegevens zijn nooit te herleiden tot een persoon.
Voor Facebook geldt: als een persoon de pagina van de STICHTING volgt of heeft geliked, en liked of deelt een van de geplaatste berichten op deze bedrijvenpagina, kan inzichtelijk zijn wie die persoon is. Dit is afhankelijk van de facebook account- en privacy instellingen van die persoon zelf. Deze privacyverklaring is niet van toepassing hierop. De persoon is zelf verantwoordelijk voor haar of eigen privacy op sociale media.

Sociale media
De STICHTING maakt gebruik van een sociale media. Sociale media verzamelen ook informatie. Om duidelijk te krijgen wat er wel met de gegevens gebeurt, kunnen de privacy verklaringen van de sociale media uitsluitsel bieden. De STICHTING heeft hier geen invloed op en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schendingen van de privacy door sociale media, waar de STICHTING geen invloed op heeft.
Google Analytics en Cookies
De STICHTING maakt geen gebruik van Google Analytics of van cookies die enig surfgedrag bijhouden van klanten of bezoekers. De STICHTING maakt op geen enkele manier statistiekenrapporten op. Voor bepaalde cookies heeft de STICHTING een cookiemelding op de website.
De rechten van de VERZOEKER
de VERZOEKER heeft recht om de opgeslagen gegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen, te laten transporteren naar een ander bedrijf die deze gegevens nodig heeft, te minimaliseren tot alleen de gegevens die nodig zijn en de VERZOEKER heeft het recht om bezwaar te maken tegen het opslaan van de gegevens. Wanneer de VERZOEKER gebruikt wilt maken van de één van de rechten die hiervoor genoemd zijn of een vraag heeft hierover, neem dan contact op via info@mijn-roots.com. De STICHTING zal wel nagaan of het verzoek tot inzage, corrigeren of laten verwijderen door uzelf is gedaan. De STICHTING reageert zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek.

Klacht
De STICHTING neemt de bescherming van klantgegevens serieus en neemt daarom passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als de VERZOEKER het gerechtvaardigde idee heeft dat eigen gegevens niet voldoende beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via de STICHTING.

Slot
De gepubliceerde informatie en het gebruik van informatie op deze website is op eigen risico en op eigen verantwoordelijkheid van de bezoeker en de VERZOEKER. Het is raadzaam om regelmatig de privacyverklaring van de STICHTING door te nemen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

Stichting Mijn Roots, januari 2019

 
Translate »